Eventvideo-Kosten in der Schweiz: Budget nach Programm und Location planen

Das Datum steht. Die Location ist gebucht. Nur noch eine Zeile fehlt im Budget: die Kosten für das Video. Ein internes Team-Event mit 30 Personen und eine mehrtägige Konferenz mit parallelen Bühnen taugen beide für ein Eventvideo.

Aber: Zwischen den Kosten für beide liegen mehrere Kamerateams und ein paar Tage mehr im Schnitt.

Planen Sie als Marketing- oder Kommunikationsverantwortliche die Eventvideo-Kosten, schauen Sie zuerst auf den Ablauf des Anlasses. Wie viele Programmpunkte gleichzeitig laufen, wie lange die Sessions dauern und wie gross die Location ist, bestimmt den Preis stärker als die Gästezahl.

Gute Eventaufnahmen brauchen Zeit: Die Crew bleibt bei den Menschen, wartet auf Reaktionen und ist beim nächsten Moment schon in Position. Eine grössere Crew verpasst weniger wichtige Aufnahmen.

Wir zeigen Ihnen, wie sich die Kosten für ein Eventvideo aufschlüsseln. Nur wenn Sie sich mit jeder Position auseinandersetzen, haben Sie am Ende eine Zahl im Budget, die die erste Offerte übersteht.

Am World Economic Forum in Davos haben wir für The Economist gedreht, in Zürich Konferenzen der FIFA und Firmenanlässe von KPMG und BCG: über 50 Anlässe, zwischen einem Leadership-Offsite mit 20 Personen und einer Konferenz mit 2'000 Plätzen. Die Faustregeln unten stammen aus der Erfahrung dieser Produktionen.

Was kostet ein Eventvideo in der Schweiz?

Bei Blank Media in Zürich beginnt ein Eventvideo bei CHF 3'200 für einen Drehtag mit einer Kamera, und der Tagessatz deckt den Dreh und den Schnitt dieses Tages. Mehrkamera-Konferenzen mit Express-Lieferung kalkulieren wir individuell. Crew, Kameras, Formate: alles wechselt mit der Art des Anlasses. Sie erhalten die detaillierte Offerte für die Videoproduktion, bevor wir anreisen.

Der Einstieg reicht für ein Statement der Geschäftsleitung am Firmenanlass, ein 60 bis 90 Sekunden langes Highlight-Reel oder ein paar kurze Reels für Social Media. Mit Express-Lieferung, die wir separat kalkulieren, liegen die ersten davon wenige Stunden nach dem Anlass bei Ihnen. Ausserhalb von Zürich kommt die Anreise als eigene Zeile dazu, je nach Distanz mit einer Übernachtung.

Was am Abend niemand gefilmt hat, gibt es am nächsten Tag nicht mehr. Anders als Imagefilme oder Produktvideos lässt sich ein Anlass nicht wiederholen. Beschaffungsplattformen fragen Videoproduzenten nach Richtpreisen und veröffentlichen Stundensätze für Videoproduktion, pro Person und Stunde. Wie viele Personen wie lange im Saal stehen, steht dort nicht.

Wovon hängen die Eventvideo-Kosten ab?

Beim Eventvideo bestimmt das Programm die Crew am Tag des Anlasses, und jede zusätzliche Kamera verlängert danach den Schnitt. Kurze Präsentationen mit wechselnden Rednerinnen und Rednern brauchen zum Beispiel oft mehr Kameraleute als eine einzige lange Session.

Diese Faktoren bewegen die Preise im Einzelnen:

• Programmpunkte. Jeder Programmpunkt, der ins Video soll, braucht eine Kamera, die dort steht. Zwei parallele Sessions sind zwei Drehorte. Also ein zweites Team, oder eine Lücke im Material.
• Location. Wie gross der Saal oder das Gelände ist, entscheidet, wie viele Positionen die Crew abdecken muss.
• Kameras und Crew. Eine Keynote filmen wir mit 2 bis 3 Kameras; werden mehrere Räume gleichzeitig bespielt, etwa Bühne, Breakout-Sessions und Saal, laufen 3 bis 6. Den Ton nehmen wir an den Hauptkameras oder mit einem externen Recorder auf und synchronisieren ihn im Schnitt mit dem Bild. Für viele Firmenanlässe reicht ein Zwei-Kamera-Setup.
• Interviews. Bei grösseren Anlässen arbeitet ein eigenes Interview-Team parallel zur Bühne. Wie viele Gespräche entstehen, legen Ihre Wünsche und die Grösse der Crew fest; auch fünf bis zehn Interviews sind möglich. Die beste Zeit dafür ist die Pause. Fünf Minuten mit einer Rednerin, fertig ist das Sprecherporträt, Content für Monate.
• Material und Formate. Den Schnitt rechnen wir nach der Menge an Material, nicht nach der Länge des fertigen Films. Je mehr Kameras, B-Roll und Rednerinnen und Redner gefilmt wurden, desto länger dauert es, die besten Momente herauszusuchen. Dazu kommt jedes Format als eigene Schnittzeit: Ein Recap allein kostet anders als ein Recap plus ein längerer Eventfilm plus eigenständige Clips.
• Liefertempo. Mit Express-Lieferung kommt ein kurzes Highlight-Video für Ihre Social-Media-Kanäle innerhalb weniger Stunden, für die Reichweite, solange der Anlass Thema ist. Aftermovie, Interviews und Speaker-Cuts folgen in 12 bis 48 Stunden. Dafür schneidet unser Postproduktions-Team Tag und Nacht, und wie viele Leute daran sitzen, hängt vom Liefertermin ab; deshalb kalkulieren wir Express individuell. Ohne Express dauert der vollständige Schnitt ein bis zwei Wochen, Color Grading und Sounddesign eingeschlossen.
• Fotografie. Auf Wunsch fotografieren wir auch den Anlass selbst, mit einer Live-Galerie, in der Ihre Gäste die Fotos noch vor Ort teilen. Die Fotografie steht als eigene Zeile in der Offerte.
• Livestream. Streaming über Zoom, Teams oder YouTube planen wir als separates Setup mit Mehrkamera-Umschnitt und Support vor Ort. Was ein Event-Livestream kostet, steht in unserem Beitrag zum Event-Livestream.

Wie viele Kameras braucht das Programm Ihres Anlasses?

Bei Blank Media richtet sich die Crew nach dem Programm: eine Bühne mit einer langen Session, eine Bühne mit kurzen Beiträgen oder mehrere Räume gleichzeitig. Den Überblick gibt die Tabelle: Crew und Kameras je Programm. Die Kosten dafür nennen wir in der Offerte, sobald Programm und Formate feststehen. Dazu kommt die Dauer.

Ein zweiter Tag vor Ort bringt Team und Technik ein zweites Mal in den Saal und verlängert den Aufwand im Schnitt um das Material dieses Tages. Konferenzen und Messen über mehrere Tage rechnen nach Tagen, wie jede mehrtägige Videoproduktion.

Die Formate wählen Sie davon unabhängig. Mehrere Formate, Interviews und eine mehrsprachige Postproduktion sind bei jedem der drei Programme möglich und verlängern die Arbeit am Material.

Welche Kosten kommen nach dem Event dazu?

Formate, die erst nach dem Anlass bestellt werden, kosten einen zweiten Auftrag. Der Schnitt beginnt von vorn, wie bei einer neuen Videoproduktion. Sichten, Auswahl, Feedback, Freigabe, alles noch einmal. Der LinkedIn-Clip, der von Anfang an in der Offerte steht, entsteht im selben Durchgang wie der Eventfilm.

Untertitel, eine zweite Sprachfassung oder eine Sprecherstimme für ein internationales Publikum sind eigene Durchgänge durch Schnitt und Ton. Publikum in Genf und London? Dann gehört die zweite Sprache in die erste Offerte.

Drei Entscheidungen in der Vorbereitung holen aus demselben Videodreh mehr Content heraus, den Sie nachher verwenden:

• Programmpunkte: Welche Programmpunkte im Fokus stehen und unbedingt ins Video müssen, wie viele Personen bei jedem davon sprechen und wie lange. Für die Planung der Crew ist das die wichtigste Angabe.
• Interviewpartner: Welche Menschen vor die Kamera sollen, wird vorher angefragt, mit einem Zeitfenster in der Pause. Ausserdem klären Sie, wer die Fragen stellt: jemand aus Ihrem Team oder wir.
• Formate: Was am Ende gebraucht wird und für welche Kanäle: die Reels für LinkedIn, der Speaker-Cut für die Website, die Dokumentation für das Archiv.

Reicht Ihnen das Rohmaterial ohne Schnitt?

Wenn Ihr Team selbst schneidet, kann unsere Arbeit mit der Übergabe der Dateien enden. Für The Economist hat Blank Media am WEF in Davos B-Roll und spontane Interviews gedreht und das gesamte Rohmaterial noch am selben Tag ohne Postproduktion an das Team in London übergeben. Dazu kam unsere Logistik als Local Producer: Unterkünfte, Flughafentransfers, ein Produktionsvan mit festem Parkplatz auf dem Gelände.

Dieses Modell passt zu Kommunikationsabteilungen grosser Unternehmen mit Schnittplatz im Haus. Den Ton bekommt Ihr Team von den Hauptkameras oder als separate Datei vom externen Recorder; bearbeiten muss Ihr Postproduktions-Team ihn in jedem Fall. Wie der Einsatz in Davos ablief, steht in der Fallstudie zur Videoproduktion am WEF.

Wann lohnt sich ein Eventvideo für ein kleines Event?

Ein Eventvideo lohnt sich für ein kleines Event, wenn das Material nach dem Anlass weiterläuft: in der internen Kommunikation, auf LinkedIn, in der PR, im Marketing oder im Vertrieb, wo Kunden es vor dem ersten Gespräch mit Ihrem Unternehmen sehen. Ohne diesen Plan lohnen sich die Kosten für das Video bei einem einmaligen kleinen Anlass oft nicht. Das sagen wir Ihnen im ersten Gespräch.

Das kleinste Video, das sich trägt, ist ein Highlight-Reel von 60 bis 90 Sekunden aus einem Tag mit einer Kamera. Bei einem Firmenanlass zum Beispiel: die Highlights, die Atmosphäre im Saal, die Botschaft der Rednerin. Nach dem Schnitt laufen Video und Fotos auf Social Media, das Video auch im Intranet, die Fotos zusätzlich in der PR. Das beste Material wird im nächsten Jahr zum Promo-Clip für die Einladung.

Schreiben Sie vor der Offerte drei Ziele für das Projekt auf: wer das Video sieht, wo es läuft und wie lange es Wirkung haben soll. Diese drei Antworten legen Format und Länge fest. Wie viele Kameras, sagt das Programm.

Was gehört in die Offerte für ein Eventvideo?

Eine vollständige Offerte für ein Eventvideo führt Vorproduktion, Dreh, Equipment und Postproduktion einzeln auf und nennt Kameras pro Raum, Stunden vor Ort und jedes Format mit Länge und Liefertermin. Manche Anbieter schreiben Kostenvoranschlag darüber. Fehlt eine davon, vergleichen Sie zwei Offerten, in denen Verschiedenes steckt.

Neun Zeilen prüfen Sie bei jeder Offerte für ein Eventvideo:

• Vorproduktion: Hallenplan, Location-Besichtigung und Technikplanung, damit vor der Anreise alles steht.
• Kameras pro Raum und Session: wie viele Kameras an welchem Ort stehen, ob auf der Bühne, im Konferenzraum oder im Saal, und wer die parallelen Programmpunkte filmt.
• Interview-Setup: ob ein eigenes Team parallel zur Bühne arbeitet, wie viele Gespräche geplant sind und wann: Zwei Stunden am Morgen rechnen sich anders als Gespräche, die über den ganzen Tag verteilt sind.
• Drehdauer vor Ort: von wann bis wann die Crew beim Videodreh in der Location steht und was für die Stunden danach gilt.
• Equipment: welche Kameras, welche Tontechnik und welches Licht mitkommen.
• Formate mit Länge: Reels, Speaker-Cuts, Aftermovie oder Dokumentation, jedes Video mit Sekunden oder Minuten.
• Liefertermin je Format: an welchem Tag jedes Format fertig ist, ob nach wenigen Stunden, nach 24 Stunden, nach einer Woche oder nach zwei. Termine unter 48 Stunden gehen nur mit Express.
• Postproduktion: wie viel Schnittzeit für die Menge an Material eingeplant ist, dazu Color Grading und Tonbearbeitung.
• Musik und Zusatzleistungen: welche Musik lizenziert ist und ob Fotos, Untertitel oder eine zweite Sprachfassung enthalten sind.

Die acht allgemeinen Posten jeder Videoproduktions-Offerte, von Korrekturrunden bis Nutzungsrechten, finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten einer Videoproduktion. Für die Offerte zu Ihrem Projekt gilt: Je mehr Details Sie mitbringen, desto besser passt der Ansatz, den wir Ihnen vorschlagen. Dazu gehören der Programmplan mit Räumen und parallelen Sessions, die Ziele Ihres Unternehmens, Datum und Ort der Veranstaltung, die gewünschten Formate, die Sprache Ihres Publikums und eine klare Angabe, wie viel Budget Sie investieren möchten.

Ein Konzept, wie es Imagefilme oder Werbefilme brauchen, schreiben wir für ein Eventvideo nicht: Den Ablauf des Tages gibt Ihr Programm vor, und daraus planen wir Crew und Kameras im Rahmen Ihres Budgets.

Unsere Leistungen für Eventvideos, von der Mehrkamera-Produktion bis zur Express-Lieferung, stehen auf der Seite zur Eventvideo-Produktion in Zürich. Schreiben Sie uns, welches Projekt Sie planen: hello@blankmedia.ch.

Häufige Fragen zu den Kosten eines Eventvideos

Was kostet ein Eventvideo mindestens?

Bei Blank Media kostet ein Drehtag mit einer Kamera ab CHF 3'200, Dreh und Schnitt dieses Tages inklusive. Das reicht für ein Recap von 60 bis 90 Sekunden aus einer Perspektive. Eine zweite Kameraposition für Interviews parallel zur Bühne kommt in der Offerte dazu.

Wie viel kostet das Eventvideo einer mehrtägigen Konferenz?

Für das Eventvideo einer mehrtägigen Konferenz erstellen wir eine separate Offerte, weil Crew und Formate mit dem Programm wechseln. Werden mehrere Räume gleichzeitig bespielt, laufen 3 bis 6 Kameras, dazu kommen Interview-Crews und mehrere Formate, oft in mehreren Sprachen. Jeder weitere Tag verlängert Dreh und Schnitt um diesen Tag.

Was kostet die Express-Lieferung eines Eventvideos?

Mit Express erhalten Sie kurze Highlight-Reels innerhalb weniger Stunden und die übrigen Formate in 12 bis 48 Stunden. Möglich ist das nur, wenn mehrere Leute Tag und Nacht am Material arbeiten, und dieser Aufwand bestimmt den Express-Preis. Ohne Express braucht der komplette Schnitt mit Farbkorrektur und Sounddesign in der Regel ein bis zwei Wochen.

Wie viele Videos entstehen aus einem Drehtag?

Aus einem Drehtag entstehen oft ein Highlight-Reel von 60 bis 90 Sekunden mit Atmosphäre und Zitaten, Speaker-Cuts für Ihre Sprecherinnen und Sprecher, ein längerer Aftermovie und auf Wunsch die vollständige Eventdokumentation. Das Rohmaterial ist für alle dasselbe; jedes Format bringt seinen Aufwand im Schnitt mit und steht deshalb als Punkt in der Offerte.

Lohnt sich ein Eventvideo auch für ein internes Team-Event?

Ja: Aus einem internen Team-Event entstehen ein Aftermovie, ein Event-Highlight und viele kurze Clips aus den wichtigsten Momenten. Damit haben Sie in den Wochen danach Content für Intranet, Newsletter und Social Media. Ihr Anlass ist heute zu Ende, aber er lebt noch ein paar Wochen weiter.